Resposta curta: cobrança extrajudicial é toda tentativa de receber uma dívida sem processo judicial: contato por telefone, WhatsApp, e-mail ou carta, proposta de acordo e, se for o caso, negativação. É mais rápida e mais barata que a ação judicial, mas tem regras. Quem cobra não pode constranger o devedor, precisa avisá-lo antes de negativar e tem prazo para agir.
O que a lei permite (e o que proíbe)
Quando o devedor é consumidor, valem as regras do Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990):
- Sem constrangimento. O art. 42 proíbe expor o consumidor inadimplente ao ridículo ou submetê-lo a constrangimento ou ameaça na cobrança. Ligar para o trabalho do devedor e contar a dívida a terceiros, por exemplo, é o tipo de conduta que gera condenação.
- Cobrança indevida custa o dobro. O parágrafo único do mesmo art. 42 garante a quem pagou valor indevido a devolução em dobro, salvo engano justificável.
- Aviso antes de negativar. O art. 43, § 2º, exige comunicação por escrito antes da abertura de cadastro negativo. A Súmula 359 do STJ atribui ao órgão mantenedor do cadastro (como Serasa e SPC) o dever dessa notificação prévia.
- A conduta abusiva pode ser crime. O art. 71 tipifica a cobrança com ameaça, coação, constrangimento ou exposição ao ridículo.
Quanto tempo a empresa tem para cobrar
Para dívida líquida que conste de instrumento público ou particular (contrato, confissão de dívida, boleto vinculado a contrato), o prazo de prescrição é de 5 anos (Código Civil, art. 206, § 5º, I). Depois disso, a cobrança judicial deixa de ser possível. Quanto mais cedo a carteira é trabalhada, maior a taxa de recuperação: o devedor ainda é localizável e a dívida ainda cabe no orçamento dele.
Como funciona uma operação profissional
- Higienização da carteira: conferir valores, datas e contatos e separar o que já prescreveu.
- Régua de cobrança: a sequência de contatos por canal e por faixa de atraso, com mensagens aprovadas.
- Negociação: proposta de acordo dentro de limites de desconto e parcelamento definidos pelo credor.
- Formalização e baixa: acordo registrado, boleto ou Pix emitido, baixa da negativação quando quitado.
- Prestação de contas: relatório por carteira, com valor recuperado, acordos ativos e quebras.
Quando vale terceirizar
Terceirizar faz sentido quando:
- a carteira é grande demais para a equipe interna trabalhar com regularidade;
- a empresa não tem estrutura de discador, WhatsApp oficial e régua de cobrança;
- o risco jurídico da cobrança mal feita (dano moral, cobrança em dobro) preocupa;
- a empresa quer remunerar por resultado, sobre o valor efetivamente recuperado.
Na hora de escolher o parceiro, pergunte como ele registra cada contato, como protege os dados dos devedores (LGPD), quem aprova as propostas de acordo e qual relatório você vai receber.
Como a Portes Capital atua
A Portes Capital faz conciliação e recuperação de crédito para empresas, com tecnologia própria de atendimento e acompanhamento das carteiras. Onde a visão encontra a missão: de 2021 a 2024, a Portes Capital recuperou R$ 1,7 bilhão para seus clientes.