Resposta curta: a empresa pode negativar um cliente quando existe uma dívida vencida, certa e comprovável. Antes da inclusão, o devedor precisa ser avisado por escrito. O registro pode ficar no cadastro por até cinco anos, e, depois do pagamento, o credor tem cinco dias úteis para pedir a baixa. Negativar errado pode gerar indenização.
Quando a empresa pode negativar
A negativação é o registro do nome do devedor em um cadastro de inadimplentes, como Serasa, SPC ou Boa Vista. Ela só é legítima quando:
- a dívida existe e está vencida;
- o valor está correto, sem cobranças que o cliente contestou e a empresa não resolveu;
- a empresa tem como provar a dívida: contrato, nota, boleto, aceite eletrônico.
Dívida em discussão, valor inflado ou cobrança de serviço não prestado levam à negativação indevida, que pode gerar indenização.
O aviso antes da negativação
O Código de Defesa do Consumidor exige que o consumidor seja comunicado por escrito antes da abertura de cadastro em seu nome (Lei nº 8.078/1990, art. 43, § 2º). Na prática:
- Quem envia o aviso é o órgão mantenedor do cadastro, e não a empresa credora (Súmula 359 do STJ). A empresa precisa informar o endereço correto do devedor.
- Não é preciso carta com aviso de recebimento: basta a correspondência enviada ao endereço do devedor (Súmula 404 do STJ).
- Só e-mail ou SMS não basta: o STJ decidiu que a notificação prévia não pode ser feita exclusivamente por e-mail ou mensagem de celular (REsp 2.056.285/RS, julgado em 25/04/2023, e REsp 2.070.073/RS, julgado em 13/06/2023, ambos da Terceira Turma).
Por quanto tempo o nome fica negativado
As informações negativas podem ficar no cadastro por, no máximo, cinco anos (CDC, art. 43, § 1º). Para o STJ, esse limite vale independentemente da prescrição da execução (Súmula 323). Além disso, consumada a prescrição relativa à cobrança do débito, os cadastros não podem fornecer informações que impeçam ou dificultem novo acesso ao crédito (art. 43, § 5º).
A baixa depois do pagamento
Quitada a dívida, cabe ao credor pedir a exclusão do registro em até cinco dias úteis, contados do pagamento integral e efetivo (Súmula 548 do STJ). Em acordo parcelado, combine por escrito quando a baixa será feita e cumpra. Manter o nome negativado depois do pagamento expõe a empresa a pedido de indenização.
Quando a negativação indevida gera indenização
Negativar sem dívida, com valor errado ou sem dar baixa no prazo pode gerar condenação por dano moral. Há uma exceção: se o consumidor já tinha outra negativação legítima, a anotação irregular não gera indenização, embora ele continue com o direito de pedir o cancelamento (Súmula 385 do STJ).
Checklist antes de negativar
- A dívida está vencida e documentada?
- O valor foi conferido e não há contestação pendente?
- O endereço do devedor está atualizado no cadastro?
- A régua de cobrança já ofereceu uma proposta de acordo?
- Há uma rotina para pedir a baixa em até cinco dias úteis após o pagamento?
Como a Portes Capital atua
Onde a visão encontra a missão: de 2021 a 2024, a Portes Capital recuperou R$ 1,7 bilhão para seus clientes, com régua de cobrança, controle de prazos e baixa no prazo legal. Leia também: Cobrança extrajudicial para empresas.